Conozca el funcionamiento de la nueva ventana de órdenes de compra:
- Captura
1.- Se debe capturar en la ruta Proveedores - Orden de compra.
2.- Seleccione al proveedor. Si lo necesita, indique Fecha de entrega, Contacto, Centro de costo y Código Auxiliar. Además del tipo de Autorización, en caso de usar autorizaciones.
NOTA: En caso de no haber asignado ninguna retención o impuesto trasladado al proveedor, se toma la configuración de los parámetros.
3.- Utilice la opción +Producto y seleccione los productos que se incluirán en la orden de compra.
O bien, haga clic en +Producto Proveedor para agregar sólo productos del proveedor seleccionado.
4.- Para indicar cantidad y valor unitario de cada producto, use el icono de lápiz al principio y edite, O puede hacer doble clic sobre el campo.
Si necesita indicar un descuento, haga clic sobre el icono junto al campo o habilite con doble clic.
Para incluir varios productos, puede utilizar la plantilla:
A) Use el botón Pegar desde Excel.
B) Haga clic sobre el enlace para descargar el archivo
C) Capture los datos de los productos en la plantilla y copie desde los encabezados.
D) Pegue con Ctrl*+*V en el espacio en blanco y presione Pegar.
La flecha del lado izquierdo, le permite contraer para visualizar mejor todos los productos
Oprima nuevamente para volver a mostrar los campos.
Si utiliza datos adicionales en los productos, desplace el renglón a la derecha y use el icono final.
Puede agregar una observación, si así lo requiere.
5.- Verifique que todos los datos son correctos y guarde la orden de compra.
6.- Una vez registrada la orden, es necesario Autorizar.
Si hay un flujo de autorización, puede agregar una observación al momento de autorizar.
- Impuestos y retenciones
Si requiere alguna retención o impuesto trasladado sólo para esa orden de compra:
1.- Haga clic en el botón Otros - Retenciones/Impuestos.
2.- Seleccione el tipo de retención o traslado presione Aceptar.
En el desglose se muestra el impuesto seleccionado.
- Direcciones
Para tener los datos de las direcciones de donde sale y/o llega la mercancía, dentro de la orden:
1.- Haga clic en el botón Otros - Dir Origen/Destino
2.- Ya sea en Origen o Destino, use el botón Seleccionar para ver el listado de direcciones.
3.- En la siguiente ventana, señale la dirección deseada.
- PDF, envío y cancelación
Para imprimir la orden, use el botón Generar PDF, y seleccione el formato.
Envíela al proveedor presionando Enviar correo, y seleccione el formato.
Puede agregar más texto en el cuerpo del correo.
Para cancelar, sólo use la opción Cancelar.
- Adicionales
Si cuenta con datos adicionales de encabezado, puede llenarlos desde Otros - Campos Adicionales.
Para llenar los datos adicionales sobre la compra, use la opción Datos adicionales.
- Entrada a almacén
Para ingresar los productos al almacén:
1.- Haga clic en Otros - Generar Entrada.
2.- En la entrada sólo modifique si es necesario, y guarde.
Luego de actualizar la orden de compra, su estatus cambia a Surtido, y se muestra la cantidad ingresada.
- Pago sin factura
Para registrar una especie de anticipo:
1.- Presione Otros - Pago sin factura.
2.- Capture el monto del pago y la fecha.
La orden desglosa también el monto del pago sin factura.
3.- Después de registrar el pago e importar la factura correspondiente al mismo, haga clic en Otros - Ver pago sin factura.
4.-Use el primer icono para vincular el comprobante al pago sin factura.
5.-Seleccione el xml en la siguiente ventana.
Se muestran serie, folio y UUID del comprobante relacionado.
- Vincular xml
Una vez recibida la factura por la compra, se relaciona al movimiento de la siguiente forma:
1.- Haga clic en Otros - Xmls Vinculados.
2.- Utilice la opción +Vincular xml.
3.- En la siguiente ventana, señale el comprobante
Después de actualizar la orden de compra, su estatus cambia a Facturado.
- Nota de crédito
Si recibe una nota de crédito al proceso, para relacionarla al proceso:
1.- Haga clic en Otros - Xmls Vinculados.
2.- En el renglón de factura a la cual se aplicará la nota, presione el icono para ver notas de crédito.
3.- Use el botón +Aplicar nota de crédito.
4.- Seleccione la nota de crédito, y oprima Aceptar.
5.- Indique el Monto a aplicar.
6.- En el listado de xmls vinculados, utilice la opción Actualizar, para ver la nota aplicada.
Vuelva a consultar la orden y el saldo habrá cambiado.
- Origen y flujo
Para consultar el movimiento que origina la compra, y el movimiento que la sigue:
Haga clic en Otros - Origen o Flujo., según requiera ver.
Cada opción abre el movimiento anterior o posterior a la orden de compra
- Duplicar
Si cada mes se compra el mismo material en las mismas cantidades, puede usar la duplicidad.
1.- Haga clic en Otros - Duplicar.
2.- Indique el número de veces que desea duplicar. Cada orden se guardará con un mes de diferencia.
- Bitácora
Si utiliza flujo de autorización, la Bitácora le permite consultar qué usuario(s) se ha involucrado en la autorización de la orden de compra.
- Finiquitar
Para dar por terminado todo el proceso de compra:
Haga clic en Otros - Finiquitar.
El estatus de la orden se modifica a Finiquitado, indicando usuario y fecha del cambio.
Ya no se podrá realizar ninguna acción con este estatus.